Georgsgatan 9 A

Georgsgatan 9 A

00120 Helsingfors

Navigator Partners Oy
Mia Bengts
mia.bengts@navigatorpartners.fi

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)

Georgsgatan 27

00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande personuppgiftsbiträden:

- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare

- NETS, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium

- Telia Cygate/Telia, all information i registret lagras på Telias servrar

Registerföraren Sparbanksstiftelsen Esbo-Grankulla sr (stiftelsen) förverkligar sin stadege-enliga uppgift genom att bevilja understöd utgående från understödsansökningar. Behandlingen av data i understödsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i

så begränsad omfattning som möjligt.

Register över understöds- och stipendieansökande:

- För behandling av ansökningar om understöd riktade till stiftelse.

Register över understödsmottagare:

- För utbetalning och uppföljning av beviljade understöd samt för anmälningar om understöd till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:

-För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter.

-Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar.

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:

- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FOnummer)

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:

- matrikel eller meritförteckning-skol-och studiebetyg-arbetsintyg-andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan

- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke-övriga uppgifter som behövs för ansökan

Om den sökande beviljas ett understöd sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:

- kontonummer-information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner-information om när beslut fattats

- information om eventuella ändringar gällande understödet eller återtagande av understöd-information om meddelanden till Skatteförvaltningen

- understödsmottagarens redovisning av understödet

Stiftelsen sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i stiftelsens stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår understödsverksamhet. Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid.

- Ansökningarna behandlas av stiftelsens personal och förtroendevalda samt vid behov av externa sakkunniga.

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt.

- Personerna som evaluerar ansökningarna har tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt Skatteförvaltningen.

Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):

- Publikationer

- Webbssida

- Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser.

Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.

Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Registerföraren förbehåller sig rätten att publicera följande uppgifter om alla  understödsmottagare:

- namn

- ändamålet som angetts i ansökan

- hemort

- storleken på understödet

- beslutsdatum

- verksamhetskategori

- verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för understödssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål. Registerföraren lämnar inte ut utlåtanden eller bedömningar som gäller ansökningarna.

- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras.

- Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående.

- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSL-kryptering.

Telia Cygate / Telia svarar för tjänsten och registret förvaras i en molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

- Stiftelsen utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid flera personer som fattar det slutgiltiga beslutet

- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i stiftelsens register.

- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.

- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter.

Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sinauppgifter om att bestyrka sin identitet. Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas och eventuella sakkunnigas integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna. Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.

Begäran ska adresseras till:
Sparbanksstiftelsen Esbo-Grankulla sr

c/o Navigator Partners Ab

Georgsgatan 9 A

00120 Helsingfors

- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad person.

- specificerad begäran ska adresseras till: sparbanksstiftelseneg@navigatorpartners.fi

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:

- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna.

- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt.

Till följd av lagstiftning är stiftelsen i många fall skyldig att uppbevara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.